トラブル回避の整理術!3つのコツで会社のデスクが生まれ変わる

「積み重ねた資料が雪崩状態に!」
「仕事の優先順位がわからず大パニック!」
「大事な時に限って資料を紛失してしまった!」

なんてトラブル、身に覚えがありませんか?このような状態では作業効率も大幅に低下してしまいます。

さらに上司の覚えも良くありませんよね。

しかしそんな状態もちょっとしたことで会社のデスクが生まれ変わるんです。誰でも簡単に明日からできる3つのコツを紹介していきますね。

トラブルを回避するには効率の良いデスクを作ることが必要

整ったデスクを作るコツは、便利アイテムの導入、3つのボックス管理、そして定期的なデスク整理です。

一度、収納手順やルーティーンを作っておくと、その後はその通りにすればいいだけなので簡単で続けやすいです。

では詳しく見ていきましょう。

便利アイテムの導入!PCデスクボードでスペースを有効活用しよう

まず1つ目のコツですが、ぜひ便利アイテムを導入してみましょう。

今はデスク整理をするための便利アイテムがたくさん登場しています。

便利アイテムの導入を最初に行うと良いですね。便利アイテムを導入することにより、デスクの上を広くすることができます。

デスクの上が広くなると、資料を広げやすくなり、作業効率も大幅にアップします。

そこで、ぜひ取り入れて欲しい便利アイテムがPCデスクボードです。

PCデスクボードの上にパソコンモニターを置くことで、デスクボードの下にキーボードの収納場所が確保できます。

キーボードを収納するだけでもデスクの上が広くなります。

パソコンを使用しない時はキーボードを収納する癖をつけておくと、いつでもデスクの上はスッキリ。

このちょっとしたアイテムの導入で整ったデスクを目指しましょう。

また、便利グッズにはPCデスクボードの他にも、デスク上に置けるミニラックなどがあります。

こういったラックの上に電話機やティッシュボックス、使う筆記用具を入れるペン立てなどを置いてもいいですね。

デスクの上の空間も上手に収納に取り入れるようにしましょう。

さらにオススメなのが、机の横にひっかけられるタイプの収納バッグです。

とにかく収納する場所が足りないといった方にもオススメです。

デスクの上下左右のあらゆる場所を有効活用してみましょう。

書類はとにかくクリアファイルに入れること

2つ目のコツは、書類をクリアファイルに入れるようにすることです。

細かいジャンル分けをしたり、沢山のタスクをまとめて入れるのではなく、1タスク1ファイルとしてどんどんクリアファイルに入れていきます。

1タスク1ファイルにすることでジャンル分けを考える事なく整理することができます。

またファイルはクリアファイルを選ぶようにしましょう。

クリアファイルなら外から中に入っている書類が何なのかすぐにわかるようになるので、資料を探す際の時短にもなります。

そして、作業前、作業中、作業後の3つのボックスを用意。それぞれの作業の状態によってボックスに放り込んでいけばオッケーです。

ここでワンポイント。

ボックスに放り込む際には、入れる場所を決めておくと、資料を探す際にさっと取り出せるようになります。

例えば、作業中のボックスを見てみましょう。作業中のボックスの内、左側に使用した書類をどんどん入れていくようにします。

すると最新のものが左側、古いものが右側に集まるようになります。そうすることで、資料を探す時間がぐっと短縮されます。

また、作業を忘れている書類がないかすぐに確認できるようになります。

さらに、提出期限があるものやすぐに仕上げなければならない書類を左に持ってくるといった方法もあります。

提出期限をインデックスに書きクリアファイルの上部に貼っておくのも良いですね。

提出期限を切れてしまったといったトラブルを防ぐことができます。

週に1回のデスク整理の時間を作ること

デスクの上や引き出しの中がごちゃごちゃになってしまうのは、日頃の積み重ねが大きい原因です。

一旦ごちゃごちゃになってしまうと、片付けるのにも時間がかかり大変です。

そもそもデスクの整理ができていないと言う人は、整理するのは苦手だからです。

整理が苦手な方がいったごちゃごちゃになってしまったデスクを1から片付けるのはとても大変で1番苦手とするところです。

そこで、週に1回わずか5分間、デスクの整理をする時間を取ることをおすすめします。定期的にデスク整理を行うことでデスクがごちゃごちゃになる前に手を打つことができます。

5分だけでも整理する時間をとることでデスクがすっきりとしていきます。

その際には、不要な書類を処分したり、筆記用具などを整理していきます。

作業に慣れてくるとルーティーンとなるので自然と手が動きいつでもすっきりとしたデスクに生まれ変わります。

週1回のデスク整理に慣れてきたら、毎日退社の5分前にデスクを整理して退社する、と決めておくのも良いですね。

デスクの整理をしながら、翌朝の作業手順をシュミレーションするだけで、翌朝すぐに仕事に取り掛かることができるのでオススメですよ。

まとめ

便利グッズの導入、3つのボックス管理、定期的なデスク整理などどれも明日から始められる簡単なものばかりです。

しかしこういった積み重ねがいつでもきれいなデスクへの近道となります。

この簡単な3つのコツでディスクが整います。

資料を探す時間で実はとっても無駄なんです。

5分の資料探しも1日、1ヵ月、1年と積み重なると結構な時間になりますよね。

しかし、整ったデスクだと毎日の資料を探す時間がぐっ減ります。仕事の作業効率もアップしますよ。

もちろんこれは一例なので、作業しやすいようにカスタマイズしてくださいね。

いつでも整ったデスクは上司の覚えも良いですし、何より頭の中がすっきりしますよ。

もしかしたら良い仕事のアイディアが思い浮かぶかもしれません。

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